Whistleblowing – plíživý nástup zákonné ochrany oznamovatelů. Co platí už nyní a na co se připravit?

Evropská směrnice je však platná, účinná a z části dokonce přímo aplikovatelná. Co to znamená pro české podnikatele? Jaké možnosti mají zaměstnanci, kteří mají v práci podezření na protiprávní jednání? A proč je vůbec potřeba oznamovatele chránit zákonem? To vše si krátce shrneme v následujícím článku. 

Kdo je oznamovatel a proč je potřeba jej chránit? 

Představte si modelovou situaci, kdy v rámci svého zaměstnání máte podezření na spáchání trestného činu či přestupku nebo se dozvíte, že ve vaší firmě dochází k jinému porušování právních předpisů např. v oblasti zadávání veřejných zakázek, ochrany osobních údajů nebo ochrany spotřebitele. Protiprávnímu jednání chcete zabránit, ale ze strachu, že přijdete o práci, se bojíte obrátit na svého nadřízeného či na orgány činné v trestním řízení a situaci řešit. 

Právě pro takové případy vznikla regulace v oblasti ochrany oznamovatelů, která má za cíl vytvořit zákonné postupy, jak o takových jednáních poškozujících veřejný zájem bezpečně informovat bez hrozby tzv. odvetných opatření (rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy, diskriminace, šikana apod.). 

Oznamovatelem může být vždy jen fyzická osoba. Typicky se bude jednat o zaměstnance v soukromém nebo veřejném sektoru. Vedle toho nicméně návrh zákona dává stejná práva např. i členům orgánů právnických osob (jednatelé, členové dozorčí rady atd.), dobrovolníkům, zaměstnancům mimo hlavní pracovní poměr (DPP, DPČ) nebo osobám samostatně výdělečně činným. Ochrana oznamovatele se vztahuje dokonce i na uchazeče, kteří předmětné informace získali v rámci přijímacího řízení, a to i když do daného zaměstnání vůbec nenastoupí.

Jaká má oznamovatel práva a možnosti?

Dle návrhu zákona má oznamovatel dvě možnosti, jak jednání v rozporu s veřejným zájmem oznámit:

1. interně prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému zaměstnavatele (viz. níže), nebo 
2. externě prostřednictvím oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti. 

Vzhledem k tomu, že národní legislativa ještě nebyla přijata, a evropská směrnice tak nemůže ukládat povinnosti soukromoprávním subjektům, povinnost zřídit vnitřní oznamovací systém mají prozatím pouze veřejnoprávní subjekty.

Oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti je však aktivní již od poloviny prosince loňského roku, je dostupný zde a mohou ho využít oznamovatelé jak z veřejného, tak soukromého sektoru. 

Oznamovatel by si měl nicméně vždy předem dobře promyslet, zda skutečně jedná ve veřejném zájmu a v dobré víře, že se jím podávané oznámení opírá o věrohodná fakta a skutečnosti. V opačném případě, tedy pokud oznamovatel vědomě nahlásí nepravdivé informace, mu hrozí dle návrhu zákona pokuta až 50 000 Kč. 

Předmětem oznámení nemusí být pouze protiprávní jednání, ke kterému došlo přímo v rámci výkonu dané práce či činnosti oznamovatele, ale může se jednat rovněž o protiprávní jednání, o kterém se oznamovatel nedozvěděl pouze v souvislosti se svojí prací, ale dotýká se třeba i jiného subjektu.

Oznamovatelům je samozřejmě zaručena anonymita a diskrétnost. Nemůže se tak stát, že by se vaše oznámení adresně probíralo třeba na pracovní poradě apod.

Je důležité také zmínit, že pokud má oznamovatel uzavřenou dohodu o mlčenlivosti či obdobné ujednání ve smlouvě, oznámením tyto smluvní závazky neporušuje. Ovšem pozor, notáři, advokáti či exekutoři svou zákonnou povinnost mlčenlivosti ani tímto oznámením porušit nesmějí. 

Jak dlouho to může trvat?

Oznamovatel může podat oznámení ústně nebo písemně. Povinná osoba musí přijmout oznámení nejpozději do 30 dní a nejpozději do 7 dní od přijetí o tom oznamovatele vyrozumět. Na posouzení oznámení má pak dalších 30 dní od přijetí. V případě skutkově náročných oznámení se lhůta může prodloužit. 

Pokud se oznamovatel obrátí prvně přímo na povinnou osobu prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ta posoudí jeho oznámení jako nedůvodné, má stále právo se v „druhé instanci“ obrátit na Ministerstvo spravedlnosti. Nahlášená společnost ho o tomto právu musí poučit.

A jaké povinnosti mají podnikatelé?

Jak již bylo zmíněno výše, primární povinností pro zaměstnavatele a další povinné osoby je zřízení vnitřního oznamovacího systému, tedy jakési platformy, která umožní oznamovatelům bezpečně a v souladu se zákonem oznámení učinit. 

Tato povinnost se netýká pouze nadnárodních korporací, povinnost zřídit vnitřní oznamovací systém má každý podnikatel, který zaměstnává alespoň 25 lidí. 

Forma, jakou má vnitřní oznamovací systém mít, není kromě povinnosti dálkového přístupu nikterak předepsána, může se tak klidně jednat jen např. o jednoduchou aplikaci či sekci v rámci firemního intranetu. V každém případě bychom však doporučovali vyhotovit vždy minimálně interní směrnici, se kterou budou všichni zaměstnanci řádně a včas seznámeni.

Povinná osoba dále musí určit příslušnou osobu, která bude mít oznamovací agendu a vnitřní oznamovací systém na starosti a která se jako jediná může seznamovat s obsahem oznámení a vyhodnocovat jej. Nemusí se přitom jednat o člověka uvnitř organizace, může být určena i třetí osoba mimo společnost.

Všechny tyto nové povinnosti v oblasti compliance by společnosti neměly brát na lehkou váhu, zákonodárci plánují za porušování ochrany oznamovatelů pokuty až do výše 1 000 000 Kč či 5 % čistého obratu. 

I když soukromé subjekty nemají do doby účinnosti zákona povinnost vnitřní oznamovací systém zřídit, lze jim jen doporučit, aby nečekaly a učinily tak již v předstihu. Mimo jiné tak motivují zaměstnance, aby „prali špinavé prádlo“ primárně uvnitř organizace a umožnily si tak učinit určitá opatření dříve, než se dostanou do hledáčku orgánů veřejné moci. Jedná se o účinný nástroj, jak protiprávní stav včas odhalit, adekvátně reagovat a snižovat tak riziko postihu ze strany státu a nebo i výši případné odpovědnosti za škodu nebo jiných ztrát, kterou by taková činnost způsobila.

Výhled do budoucna

Ochrana oznamovatelů je po GDPR, AML (legalizace výnosů z trestné činnosti) nebo evidování skutečných majitelů další velkou novinkou v oblasti compliance pro firmy, kterou si pro nás Evropská unie přichystala. I když se národní implementační legislativa nestihla v minulém volebním období Poslanecké sněmovny projednat, nová vláda má tento bod v oblasti spravedlnosti jako jednu z priorit a můžeme tedy očekávat, že by se zákon mohl projednávat již v první polovině tohoto roku. Po účinnosti zákona bude velmi pravděpodobně dána ještě určitá lhůta pro splnění příslušných povinností. 

Pokud si přejete pro své zaměstnance připravit přehlednou vnitřní směrnici ohledně ochrany oznamovatelů, vhodně implementovat vnitřní oznamovací systém či cokoliv ohledně ochrany oznamovatelů zkonzultovat, neváhejte se na nás obrátit. Vše s vámi rádi probereme a s nastavením vnitřních postupů vám pomůžeme. Zkrotili jsme GDPR do srozumitelné a praktické podoby, poradíme si i s ochranou whistleblowerů.